כל ארגון המעסיק עובדים במשמרות נאלץ לבצע באופן קבוע ומעט סזיפי את סידור העבודה של העובדים. סידור העבודה למי שלא יודע זו משימה לא קלה בכלל.

יתכן שלמי שמתסכל מהצד זה נראה כמו פעולה פשוטה של מילוי טבלה בשמות העובדים, אך כמי שהתעסק לא מעט בשיבוץ עובדים אני יודע שכדיי להגיע לתוצאה טובה נדרשת לא מעט עבודה.

סידור העבודה צריך לענות על הצרכים של שלושה דרגים בארגון: העובדים, מנהל המחלקה והארגון. על מנת לספק תוצאה שתספק את שלושת הדרגים האלו יש להקפיד על העקרונות הבאים

איסוף נתונים מהעובדים בצורה יעילה והוגנת –

איסוף נתונים נכון יכול לחסוך לאחראי הסידור הרבה זמן וכאב ראש ויאפשר לעובדים להנות משיבוץ למגוון רחב של משמרות בצורה הוגנת כדי למנוע שחיקה. בשלב איסוף הנתונים נבקש מהעובדים את הזימינות שלהם למשמרות, מומלץ בשלב זה לקבוע מה כמות המגבלות המותרת ועד מתי ניתן להגיש את המגבלות. הגבלת כמות החסימות המותרות תאפשר לכם גמישות בשיבוץ העובדים ותצמצם את כמות החוסרים במידה ויש.

הגדרת תקנים –

לפני הכנת סידור העבודה יש לוודא שהגדרנו בצורה נכונה את צרכי האירגון: כמות העובדים הדרושה, כמה עובדים נצטרך לכל תפקיד, מהו "חוזק" המשמרת הנחוץ. כמו כן נדע לסווג את העובדים לתפקידים ולרמות המתאימות. יצירת סיווגים אלו יצרו חלוקת עומס שווה בין המשמרות, ישפרו את שיבעות רצון הלקוחות, את שביעות רצון העובדים.

הגדרת חוקיות לשיבוץ –

הגדרת חוקיות השיבוץ בצורה ברורה תאפשר לכם לשמור על העובדים ועל הארגון שלכם לאורך זמן. בכל אירגון קיימים חוקים של עשה ואל תעשה בכל הקשור לסידור עבודה, בין אם אלו חוקים מקומיים של האירגון או המחלקה עצמה בין אם אלו חוקי התעסוקה במדינה בה הינכם מועסקים. חוקים אלו נועדו לשמור על העובדים שלכם כמו גם לשמור על התפוקה שלהם. חוקיות השיבוץ יכולה להכיל חוקים כלליים כגון: מסגרות משרה, זמני מנוחה בין משמרות, סבבים. כמו כן החוקיות יכולה לכלול חוקים ספציפים של האירגון או של אחראי הסידור כגון: לפחות שני דוברי ספרדית במשמרת, לא יותר ממשמרת שבת אחת בשבועיים. בכל אירגון יש את סט החוקים הרלוונטיים עבורות אבל בלי הגדרה מוקדמת של חוקים אלו לא ניתן לקיים סידור עבודה.

מניעת טעויות שיבוץ –

סיימנו להכין את סידור העבודה, לפני שנפיץ אותו לעובדים יש לוודא שלא פספסנו כלום, שלא עשינו טעות. נכון שבשלב הזה אנחנו כבר עייפים, התאמצנו ועשינו כל שביכולתינו על מנת להתחשב בעובדים ולעמוד בכל החוקים והתקנים, אבל שלב הבדיקה הוא אחד השלבים החשובים ביותר, טעות אחת בסידור יכולה לעלות לנו ביוקר: בשירות לא טוב ללקוחותינו, בעובד ממורמר ובעלויות של שעות נוספות.

הפצה מוקדמת ככל הניתן של סידור העבודה –

אומנם הפצת הסידור הוא אינו עיקרון מנחה, אבל הפצת הסידור בהקדם תחסוך לנו בעיות במהלך שבוע העבודה. כל חילופי המשמרות והתיקונים של סידור העבודה יוכלו להתבצע מבעוד מועד וללא הפרעה לעבודה השוטפת.

אלה הם חמשת העקרונות לפיהם יש להכין סידור עבודה באירגון העובד במשמרות. הכנת סידור עבודה טוב דורש זמן, ריכוז ועבודה דקדקנית. תפקיד אחראי סידור עבודה הינו תפקיד מרכזי באירגון ואל לנו לזלזל בזה, סידור עבודה טוב יכול לחסוך לנו כסף ע"י ניצול נכון של המשאב האנושי, שיפור השירות ללקוח, חסכון בעלויות נוספות או משיבוץ לא יעיל של עובדים וכמובן לחסוך לנו כסף עקב נטישת עובדים מוגברת.

מערכת סידור עבודה ממוחשבת תעזור לכם במשימה, באיסוף והפצת הנתונים, בהגדרת התקנים והחוקיות הנדרשת תמנע מכם מלעשות טעויות שיבוץ באופן מוחלט ותעזור לכם לשמור בארגון את הידע של הכנת סידור העבודה.