בטרם הכנת סידור העבודה, נדרש התהליך בו העובדים מגישים את הזמינות והאילוצים שלהם לאותה התקופה.

לאחר קבלת הזמינות, בבואנו להכין את סידור העבודה, אנו נתקלים בימים או משמרות בהם אין לנו מספיק עובדים לשבץ בסידור ומתחיל סבב שיחות טלפוני ומשא ומתן על הוספת משמרות. על מנת להימנע ולצמצם ככל הניתן את המצב הלא נוח וגוזל הזמן הזה ועל מנת לייצר הוגנות כדאי לקבוע מדיניות להגבלת בקשות העובדים (דגש – בקשות העובדים, עדיין לא השיבוץ שלהם). להלן מספר רעיונות ודרכים לעשות זאת –

נקודת המוצא – תמיד זמין לעבוד

במקום לקבל מהעובדים את המשמרות בהן הם יכולים לעבוד, עדיף לפרוש בפניהם את לוח המשמרות המלא ולאפשר להם לחסום משמרות בהן הם לא יכולים לעבוד. כך גם ללא הגבלות, על פי רוב תקבלו יותר משמרות אפשריות.

בקשות קבועות –

במידה ולעובד יש אילוצים ספציפיים, עדיף לרשום אותם באופןקבוע מראש, כמו לימודים, התנדבות וכו'.

הגבלת מספר החסימות (בקשות "לא יכול") לפי משמרות ו/או לפי ימים –

קביעת מספר קבוע של משמרות שניתן לחסום בשבוע ו/אוימים, למשל – 6 משמרות בשבוע או 2 ימים.

הגבלת חסימת משמרות בסופשבוע –

במקרים בהם סופי השבוע מאתגרים יותר לאיוש סידור העבודה, ניתן לקבוע שחובה להשאיר לפחות משמרת אחת (או יותר, לפי הצרכים) בסופשבוע. אם יש משמרות ספציפיות בסופשבוע אליהן רצוי להגדיר אותן ספציפית, למשל שישי ערב/שבת בוקר, כאשר משמרות אחרות בסופשבוע הן משמרות מבוקשות יותר.

קביעת חובה להגיש משמרות מסוג מסוים –

הגדרת חובה להשאיר מספר מינימלי של משמרות מסוג מסויםלתקופת הסידור, למשל לפחות 2 משמרות לילה בשבוע, לפחות 3 משמרות בוקר בשבוע וכו'.

קביעת נוהל להגשת זמינות למשמרות ספציפיות בימים מסוימים –

במקרים שיש משמרות ספציפיות שקשה יותר לאייש, ניתן להגדיר מדיניות עבורן, למשל חובה להשאיר 2 משמרות בשבוע מתוך המשמרות בוקר בימים ראשון ורביעי וערב בימים חמישי ושבת.

קביעת מדיניות שונה על הגבלת בקשות לעובדים שונים –

ניתן להגדיר מדיניות שונה של הגשת אילוצים לפי הסכמי עבודה שונים (תפקיד שונה, משרה מלאה/חלקית, סטודנטים וכו'). רצוי לקבוע הגבלה שונה עבור הקבוצות השונות על מנת לקבל כמה שיותר אפשרויות שיבוץ.

אפשרות לבקשות "מעדיף שלא" –

על מנת להתחשב בבקשות העובדים מצד אחד ובצרכי השיבוץ מצד שני, ניתן להגדיר מספר קבוע של בקשות "מעדיף שלא", בהן תנסו להתחשב, אך תוכלו לשבץ במידת הצורך מבלי לפנות לעובדים.

אפשרות לבקשות "מעדיף שכן" –

בקשות מסוג מעדיף שכן יוכלו לסייע בשיבוץ מדויק יותרלשביעות רצון העובדים מבלי להגביל את עצמכם.

שינוי מדיניות לפי הצורך –

תמיד ניתן לשנות את מדיניות הגבלת בקשות העובדים אםעדיין יש בעיות זמינות, אם הכל עובד כמו שעון ואפשר לאפשר לעובדים יותר גמישות, אםנוסף תפקיד וכו'.

נזכור שמדובר בבקשות העובדים לשיבוץ ולא בשיבוץ עצמו, אך מבלי שהעובדים ישאירו כמה שיותר משמרות זמינות השיבוץ יהיה קשה יותר ואף עלול לא להתאים לחוקי השיבוץ אותם אותם תרצו שסידור העבודה יקיים