חלק מקדים ובסיסי בתכנון סידור העבודה הוא קבלת זמינות העובדים המבוססת על בקשותיהם ואילוציהם לאותה התקופה.לימודים, חופש, בדיקות רפואיות וזמן איכות עם המשפחה והחברים הם חלק אינטגרלימהחיים ויש להתחשב בהם.

עםזאת, עדיין צריך להשלים את סידור העבודה. אז איך בכל זאת אפשר לנהל זאת בצורהנכונה?הנה כמה רעיונות ונקודות שאפשר וניתן לקחת בחשבון:

הגשת זמינות ובקשות העובדים באפליקציה –

• מומלץ לאפשר ולבקש מהעובדים להגיש את הזמינות שלהםבאפליקציה, קל ליישום ונוח לעובדים ולמנהלים גם יחד.

נקודת הפתיחה, תמיד זמין –

• העדיפות היא שלוח המשמרות יהיה פנוי לחלוטין והעובדיםיחסמו משמרות על פי האילוצים שלהם ולא הפוך, כך בדרך כלל העובדים ישאירו יותר אופציותלשיבוץ ויותר משמרות תהיינה זמינות.

הגשת אילוצים לפי שעות –

• מעבר לאפשרות להגיש אילוצים ברמת יום או משמרת ("אנילא יכולה משמרת בוקר"), האפשרות להגיש אילוצים לפי שעות תגדיל את כמותהמשמרות הזמינות. לדוגמא – אם עובד יכול להתחיל בשעה 10:00 ולא בשעה 08:00 הואעדיין יוכל להגיש זאת בזמינות במקום לחסום את כל המשמרת.

קביעת חוקים והגבלות לבקשות העובדים –

• על מנת ליצור שוויוניות מצד אחד ולא להיתקל במחסורבעובדים למשמרות מצד שני, קביעת חוקים והגבלות כמה ניתן לחסום ומה צריך להשאיר זמין (במערכת, לא בעל פה) יסייעו להשגת התוצאה הרצויה בקבלת הזמינות.

תזכורת להגשת משמרות –

• תזכורת אוטומטית באפליקציה להגיש משמרות היא פתרוןמעולה ל"שכחתי", "לא שמתי לב איזה יום היום" וכו'.

לסיכום, הגשת זמינות העובדים ובקשות החופשה שלהם הן מרכיב בסיסי וקריטי ביכולתו של המנהל לתכנן את סידור העבודה ולכן מומלץ להשתמש בכלים יעודיים ומתאימים לנקודה זו. חשוב להגביל את כמות הבקשות לעובד באופן מדויק, לתת לעובדים להגיש את הבקשות באופן מדויק ונוח וכמובן להגדיר את זמן הגשת הבקשות ולתזכר את העובדים בהתאם.