כל ארגון שיש בו עובדים שעובדים במשמרות יודע כמה תכנוןהמשמרות על כל רבדיו הוא קריטי להצלחת העסק.  

תכנון מדויק של שעות המשמרת, כמות העובדים במשמרת, הרמה של כלעובד והתפקיד שהוא יעשה היא חיונית כדי לספק שירות מצויין ללקוח, ניהול נכון שלרווחיות העסק וכמובן שביעות רצון העובדים.

אלה הם כמה קריטריונים חיוניים שיש לקחת בחשבון בתכנון שיבוץ העובדים בסידור העבודה:

בניית תקנים –

שלב בניית התקנים הוא קריטי, מנהל הסידור בונה אסטרטגיה שלמה שבתוכה גלום הבסיס של תכנון סידור העבודה.

• חשוב לתכנן נכון את שעות המשמרת, את כמות העובדים בכל משמרת, את מגוון התפקידים שהמשמרתצריכה לאייש על מנת לספק מענה לצרכי הארגון וכמובן עדיין לשמור על רווחיות הארגון.
• חיוני לזהות באופן קבוע ואופטימלי את המסגרת שתיתן למשמרת להתנהל כראוי. לצד המשתנה הקבוע, כל ארגון שעובד במשמרות צריך לתת מקום גם ליכולת להיות דינמי בהתאם לשינויים הסבבתים והארגוניים (חגים, תקופות עמוסות, תקופות חלשות, ריבוי עובדים חדשים ועוד).

חסכון בעלויות כח אדם –

ניהול נכון של שעות וכמות העובדים במשמרת היא מפתח להצלחת העסק ולמתן שירות מעולה ללקוח.

• תכנון יעיל ייתן מענה לימים והשעות שבהן יש לחזק את המשמרת ואת כמות כוח האדם ועם זאת למנוע זליגת שעות וריבוי שעות נוספות.
• היכולת לשנות את שעות המשמרות ואת כמות העובדים בכל משמרת ולצפות בכל רגע נתון בעלויות תיתן גמישות בתכנון סידור העבודה.
• הצגת עלויות כוח האדם כבר בשלב השיבוץ תאפשר תכנון נכון של סידור העבודה. מנהל הסידור חייב שתהיה לו היכולת לדעת מראש כמה יעלה יום, כמה תעלה משמרת, וכמה יעלה שבוע העבודה.
• מנהל סידור העבודה צריך מנגנון שיאפשר לו צפייה בנתונים הנ"ל. כך הוא יוכל לזהות טרם פרסום הסידור לעובדים, את כמות השעות והעלויות השונות, יוכל לצפות בחריגות ולהחליט האם עליו לשנות פרמטרים מסוימים.

לדוגמא: שינוי שעות המשמרת, כמות עובדים, שיבוץ של עובד "יקר" מדיי במשמרת מסוימת ועוד. היכולת לצפות בעלויות כבר בשלב השיבוץ תיתן למנהל הסידור ולארגון יכולת לצמצם בעלויות כוח אדם ולהגדיל את רווחיות העסק. בנוסף תתאפשר יכולת לניהול עתידי של תקציבים והגדלת רווחים.

שינויי אד הוק –

כל ארגון שעובד במשמרות יודע כמה העולם הזה דינמי ולעתים רצוף שינויים שדורשים התייחסות. מנהל סידור העבודה נאלץ לעיתים להתנהל מול מקרים שדורשים התייחסות מיידית ולתת פתרונות מהרגע להרגע.

כמה דוגמאות: עובד שנאלץ להעדר, ריבוי פניות במוקד השירות ועומס חריג ועוד.

• ארגון חכם, ייתן למנהל סידור העבודה מערכת שתוכל לתת לו פתרונות והמלצות לשיבוץ במקרים אלה, מעין בנק של עובדים שיכולים לאייש את המשמרת.
• לטובת גמישות ושביעות הרצון של העובד תמיד רצוי לתת לעובד אופציה לשנות את השיבוץ שלו, כמובן בכפוף לצרכי הארגון. בשיבוץ עובדים במשמרות יש יתרון גדול בלאפשר לעובדים לחפש לעצמם מחליף שיוכל לאייש את המשמרת במקומם ולעמוד בתנאי המשמרת (תפקיד העובד הרמה שלו ועוד).
• מערכת שתומכת במנגנון שיאפשר לעובד לחפש לעצמו מחליף אבל תהיה כפופה לאישור מנהל הסידור ותוכל לחסוך את זמנו של המנהל בחיפוש אחר עובדים חלופיים.

תקשורת רציפה ועדכנית עם העובדים –

העולם החדש מצריך מכל ארגון לזהות טכנולוגיות שיתנו לו מענה ליצירת תקשורת טובה עם העובדים ולעדכן אותם בשינויים שנעשים לאורך השבוע בארגון ובסידור העבודה.

אפליקציה לעובדים היא פלטפורמה שבה העובד יוכל לרכז ולנהל את כל התקשורת שלו עם הארגון, העובדים ומנהל סידור העבודה. אפליקציה תייעל את עבודתו ותיתן לו מענה מכל מקום ובכל זמן. כך נוכל לחזק את החיבור והזדהות העובד עם הארגון שבו הוא עובד.

• one stop shop, אם תרצו, שבה העובד יכול להגיש את הזמינות שלו, לצפות בשיבוץ המשמרות שלו, לבקש החלפה למשמרת, לתקשר עם עובדים אחרים ועם מנהל הסידור ועוד.
• אפליקציית עובדים תאפשר לעובד גמישות ולארגון יכולת להבטיח שהעובד יקבל מענה ויעודכן על מגוון שינויים שנערכים לאורך תקופת השיבוץ.
• הכל זמין תמיד ומכל מקום על ידי צפייה בטלפון האישי שלו. שינויים במשמרות/שעות שלו, שינוי שנעשה לאחר פרסום הסידור,הודעות מהארגון, התראות ותזכורות להגשת הזמינות, התראה על משמרת צפויה ועוד.

אלה הם כמה קריטריונים מהותיים להצלחת העסק בשיבוץ עובדים למשמרות. עכשיו רק נשאר למצוא מערכת שיבוץ עובדים במשמרות שתיתן מענה רחב לכלל הצרכים, תייעל את תהליך שיבוץ העובדים ותוכל לבצע סידור עבודה יותר מדויק ועם זאת אופטימלי וגמיש.

כל זאת על ידי שימור שביעות רצון העובדים ורווחי הארגון.